Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa

 

Dasar hukum : Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019

PARA PIHAK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA DI DESA

1. KEPALA DESA

Terkait dengan pekerjaan pengadaan barang/jasa di desa, Kepala Desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa memiliki tugas sebagai berikut:

• menetapkan TPK hasil Musrenbangdes; 
• mengumumkan Perencanaan Pengadaan yang ada di dalam RKP Desa sebelum dimulainya proses Pengadaan pada tahun anggaran berjalan; dan
• menyelesaikan perselisihan antara Kasi/Kaur dengan TPK, dalam hal terjadi perbedaan pendapat.

2. KASI / KAUR

Tugas KASI/KAUR

Pelaksanaan tata cara pengadaan barang/jasa di desa tidak akan jauh lari dengan masalah keuangan. Sehingga mau tidak mau Kasi/Kaur sebagai Pelaksana Pengelolaan Keuangan Desa (PPKD).akan mendapatkan tugas tambahan terkait dengan Pengadaan di desa, yakni sebagai berikut:

1. menetapkan dokumen persiapan Pengadaan;
2. menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan kepada TPK;
3. melakukan Pengadaan sesuai dengan ambang batas nilai dan kegiatan yang ditetapkan Musrenbangdes;
4. menandatangani bukti transaksi Pengadaan;
5. mengendalikan pelaksanaan Pengadaan;
6. menerima hasil Pengadaan;
7. melaporkan pengelolaan Pengadaan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa; dan
8. menyerahkan hasil Pengadaan pada kegiatan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa dengan berita acara penyerahan.

3. TPK (Tim Pengelola Kegiatan)

Selain Kasi/Kaur, terdapat TPK yang bertugas dalam membantu pelaksanakan kegiatan pengadaan barang/jasa yang karena sifat dan jenisnya tidak dapat dilakukan sendiri oleh Kasi/Kaur. Berikut ini tugas TPK dalam pengadaan adalah:

• melaksanakan Swakelola;
• menyusun dokumen Lelang;
• mengumumkan dan melaksanakan Lelang untuk Pengadaan melalui Penyedia;
• memilih dan menetapkan Penyedia;
• memeriksa dan melaporkan hasil Pengadaan kepada Kasi/Kaur; dan
• mengumumkan hasil kegiatan dari Pengadaan.

Khusus untuk pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan secara Swakelola ditunjuk penanggung jawab teknis pekerjaan dari anggota TPK yang mampu dan memahami teknis kegiatan/pekerjaan konstruksi. Kabar gembiranya, TPK ini dapat diberikan honorarium yang besarannya memperhatikan kemampuan keuangan Desa

4. MASYARAKAT

Peran masyarakat dalam pengadaan dilaksanakan dalam bentuk:

• berpartisipasi dalam pelaksanaan kegiatan Swakelola; dan
• berperan aktif dalam pengawasan terhadap pelaksanaan Pengadaan.

5. PENYEDIA

Penyedia di Desa harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

• memiliki tempat/lokasi usaha, kecuali untuk tukang batu, tukang kayu, dan sejenisnya;
• memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam Pengadaan;
• memiliki kemampuan untuk menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan; dan
• khusus untuk pekerjaan konstruksi, mampu menyediakan tenaga ahli dan/atau peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan.

TATA CARA PENGADAAN BARANG DAN JASA

A. PERENCANAAN BARANG DAN JASA

Pada umumnya kita mengenal RUP atau Rencana Umum Pengadaan, Hasil perencanaan pengadaan tersebut harus dimuat di dalam RKP Desa dan diumumkan oleh Kepala Desa melalui media informasi yang mudah diakses oleh Masyarakat

Pengumuman perencanaan pengadaan paling sedikit memuat:

1. Nama Kegiatan;
2. Nilai Pengadaan;
3. Jenis Pengadaan;
4. Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);
5. Nama TPK;
6. Lokasi; dan
7. Waktu Pelaksanaan.

B. PERSIAPAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

Setelah penyusunan Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKP Desa) selesai, maka tugas Kasi/Kaur adalah mempersiapkan pengadaan barang/jasa. Karena metode yang bisa dilakukan dalam pengadaan barang/jasa di desa ada dua, yakni melalui swakelola dan/atau penyedia, berikut kami jelaskan masing-masing tahapan persiapannya.

1. PERSIAPAN BARANG DAN JASA SWAKELOLA

1. Kasi/Kaur menyusun dokumen persiapan Pengadaan Barang/Jasa di Desa secara Swakelola berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) yang terdiri dari:

1. jadwal pelaksanaan kegiatan;
2. rencana penggunaan tenaga kerja, kebutuhan bahan, dan peralatan;
3. gambar rencana kerja (apabila diperlukan);
4. spesifikasi teknis (apabila diperlukan); dan
5. Rencana Anggaran Biaya (RAB), yaitu RAB yang disusun oleh Kasi/Kaur menjelang dilaksanakannya kegiatan Swakelola.

2.Khusus untuk pekerjaan konstruksi, dokumen persiapan Pengadaan melalui Swakelola berupa:

1. gambar rencana kerja;
2. jadwal pelaksanaan kegiatan;
3. spesifikasi teknis;
4. RAB Pengadaan dan Analisa Harga Satuan; dan
5. rencana penggunaan tenaga kerja, kebutuhan bahan, dan peralatan

3. Kasi/Kaur menyusun dan menetapkan RAB Pengadaan yang dihitung dengan menggunakan data/informasi antara lain:

• Harga pasar di Desa setempat; atau
• Harga di desa terdekat dari desa setempat. 

4. Dalam hal terdapat perbedaan RAB Pengadaan dengan RAB pada DPA, sepanjang tidak melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan dapat dilanjutkan dengan terlebih dahulu melakukan revisi RAB pada DPA.

5. Dalam hal terdapat perbedaan RAB Pengadaan dengan RAB pada DPA yang melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan tidak dapat dilanjutkan dan Kasi/Kaur melapor kepada Kepala Desa.

6.. Jika sudah selesai disusun, Kasi/Kaur menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan tersebut kepada TPK untuk dilakukan Pengadaan melalui Swakelola

2, Persiapan Pengadaan Barang/Jasa di Desa melalui Penyedia

1. Kasi/Kaur menyusun dokumen persiapan Pengadaan melalui Penyedia berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) yang terdiri atas:

1. waktu pelaksanaan pekerjaan;
2. gambar rencana kerja (apabila diperlukan); 
3. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/spesifikasi teknis (apabila diperlukan)/daftar kuantitas dan harga (apabila diperlukan); 
4. Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
5. rancangan surat perjanjian.

2. HPS adalah harga perkiraan sendiri yang ditetapkan oleh Kasi/Kaur menjelang dilaksanakannya kegiatan pengadaan melalui Penyedia dengan merujuk pada harga pasar. Harga pasar diperoleh dengan cara mencari informasi tentang harga barang/jasa di Desa setempat dan/atau desa sekitar lainnya, menjelang dilaksanakannya pemilihan Penyedia.

Kasi/Kaur dapat menggunakan harga pasar di desa sekitar, apabila barang/jasa yang dibutuhkan tidak ada di desa setempat. Kasi/Kaur menentukan harga pasar dengan memperhatikan kondisi sebagai berikut:

1. Dalam hal hanya terdapat 1 (satu) Penyedia, maka harga pasar adalah harga yang ditawarkan Penyedia tersebut.
2. Dalam hal terdapat lebih dari 1 (satu) Penyedia, maka harga pasar adalah harga yang paling banyak ditemukan; atau 
3. harga yang paling rendah, jika tidak ada harga sebagaimana dimaksud pada angka ¹⁾.

3. Kasi/Kaur menyusun dan menetapkan HPS yang dihitung dengan cara:

1. Menggunakan data/informasi antara lain:
• Harga pasar di Desa setempat; atau
• Harga di desa terdekat dari desa setempat, dalam hal barang/jasa yang dibutuhkan tidak ada di desa setempat.
2. Memperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
3. Memperhitungkan biaya angkut (jika barang yang diadakan tersebut harus diangkut ke suatu tempat yang memerlukan biaya angkut).

4. Dalam hal terdapat perbedaan HPS dengan RAB pada DPA, sepanjang tidak melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan dapat dilanjutkan dengan terlebih dahulu melakukan revisi RAB pada DPA.

5. Dalam hal terdapat perbedaan HPS dengan RAB pada DPA yang melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan tidak dapat dilanjutkan dan Kasi/Kaur melapor kepada Kepala Desa

6. Rancangan surat perjanjian digunakan untuk transaksi yang membutuhkan penjabaran teknis terkait ruang lingkup kegiatan, hak dan kewajiban para pihak, jadwal pelaksanaan kegiatan, dan lain-lain.

7. Dalam hal pelaksanaan Pengadaan dilakukan oleh TPK, Kasi/Kaur menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan sebagaimana dimaksud pada angka 1 kepada TPK untuk dilakukan Pengadaan.

C. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

1. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Desa Secara Swakelola

Swakelola dilaksanakan berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan Barang/Jasa di Desa yang disusun oleh Kasi/Kaur. Swakelola dilaksanakan oleh:

• TPK; atau
• TPK dengan melibatkan masyarakat.

Pelaksanaan Swakelola dilakukan dengan panduan antara lain:

1. TPK melakukan pembahasan kegiatan yang menghasilkan catatan hasil pembahasan.
2. Apabila diperlukan, TPK menentukan narasumber/ tenaga kerja dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Narasumber dapat berasal dari masyarakat Desa setempat, organisasi perangkat daerah kabupaten/kota, dan/atau tenaga profesional; 
2. Tenaga kerja diutamakan berasal dari masyarakat Desa setempat.

3. TPK menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan.
4. Dalam melaksanakan kegiatan swakelola, TPK memanfaatkan sarana/prasarana/peralatan/material/ bahan yang tercatat/dikuasai Desa. Dalam hal pelaksanaan Swakelola membutuhkan sarana prasarana/peralatan/material/bahan yang tidak dimiliki/tidak dikuasai Desa maka TPK melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia.

2. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Desa Melalui Penyedia

Pelaksanaan Pengadaan melalui Penyedia dilakukan:

1. berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur.
2. untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola atau kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola

Contoh kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola antara lain:

• pembelian material pada Swakelola pembangunan jembatan Desa; 
• sewa peralatan untuk Swakelola pembangunan balai Desa;
• konsultan untuk merencanakan pembangunan kantor Desa; atau
• konsultan untuk mengawasi pembangunan kantor Desa. 

Sedangkan contoh kebutuhan untuk kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola antara lain:

• pengadaan komputer, printer, dan kertas;
• langganan internet, Pembuatan Software;
• pengadaan alat pengeras suara;
• sewa tenda;
• pengadaan kendaraan bermotor; dan/atau
• pengadaan traktor.

3. mengutamakan Penyedia dari Desa setempat.
4. dalam hal Penyedia memerlukan bahan/alat/material maka diutamakan menggunakan bahan/alat/material dari lokasi pekerjaan setempat.
5. Untuk pemilihan Penyedia dengan cara Lelang, TPK menyusun dokumen Lelang yang memuat antara lain:

• ruang lingkup pekerjaan dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja (KAK);
• Daftar Kuantitas dan Harga;
• spesifikasi teknis;
• gambar rencana kerja (apabila diperlukan); 
• waktu pelaksanaan pekerjaan; 
• persyaratan administrasi;
• rancangan surat perjanjian; dan 
• nilai total HPS.
• Persyaratan administrasi untuk Penyedia berupa surat pernyataan kebenaran usaha. Untuk pengadaan seperti kendaraan bermotor, genset, traktor, dan pengadaan dengan metode Lelang, persyaratan administrasi untuk Penyedia berupa izin usaha dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP),

Metode Pengadaan Barang/Jasa di Desa Melalui Penyedia

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Desa melalui Penyedia dapat dilakukan dengan cara:

1. Pembelian Langsung

Yaitu metode pengadaan yang dilaksanakan dengan cara membeli/membayar langsung kepada 1 (satu) Penyedia oleh Kasi/Kaur atau TPK.Tata cara Pembelian Langsung adalah sebagai berikut::

1. Kasi/Kaur/TPK memilih Penyedia;
2. Kasi/Kaur/TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah; dan
3. Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atas nama/diketahui oleh Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan anggaran.

Pelaksanaan Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung dapat dilakukan kepada Penyedia yang sama dalam jangka waktu 2 (dua) tahun anggaran berturut-turut. Setelah jangka waktu 2 (dua) tahun anggaran, Kasi/Kaur/TPK melakukan Pembelian Langsung kepada Penyedia lain di Desa setempat atau sekitar. Namun, apabila tidak terdapat Penyedia lain yang mampu menyediakan barang/jasa maka Kasi/Kaur/TPK dapat melakukan Pembelian Langsung kepada Penyedia yang sama.

Artikel ini merupakan materi :Workshop Peningkatan Sumber Daya Manusia Dalam Pengelolaan Pemerintahan Desa