Penyelenggaraan Pemanfaatan Data Kependudukan

 FUNGSI UTAMA ADMINDUK

Sesuai Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006, Adminduk atau Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.

Adminduk memiliki fungsi utama sebagai berikut:

1. PENDAFTARAN PENDUDUK
   1. Pencatatan penduduk pindah, pindah datang dan penerbitan dokumen pindah/datang.
   2. Pencatatan penduduk baru/bayi lahir dan penerbitan KK.
   3. Pencatatan perubahan data, perekaman biometrik dan penerbitan KTP-el.
2. PENCATATAN SIPIL
   1. Pencatatan kelahiran dan penerbitan akta kelahiran.
   2. Pencatatan kematian dan penerbitan akta kematian.
   3. Pencatatan perkawinan dan penerbitan akta perkawinan (non muslim).
3. PENGELOLAAN INFORMASI
   1. Hasil kegiatan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil tersimpan dalam database SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan).
   2. Database SIAK yang diolah menghasilkan data agregat > disajikan dalam bentuk tabel/statistik yang berguna bagi perencanaan pembangun & kajian/penelitian, tidak terbatas pada instansi pemerintah saja.
4. PEMANFAATAN DATA
   Database SIAK dimanfaatkan untuk pelayanan akses pemanfaatan data by name by address by NIK bagi instansi/lembaga pengguna.

Data kependudukan yang sudah dikonsolidasikan dan dibersihkan oleh Kementerian Dalam Negeri untuk kepentingan Pelayanan publik berupa Data Kependudukan oleh lembaga negara, kementerian/lembaga pemerintah non kementerian atau badan hukum Indonesia antara lain  untuk penerbitan surat izin mengemudi, izin usaha, pelayanan wajib pajak, pelayanan perbankan, pelayanan penerbitan sertifikat tanah, asuransi, jaminan kesehatan masyarakat, dan jaminan sosial tenaga kerja, dll

METODE PENGGUNAAN DATA SIAK OLEH PENGGUNA

Pengguna SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) memanfaat data SIAK dengan metode-metode seperti berikut:

1. Memanfaatkan Data Agregat (statistik) sebagai sumber kajian penelitan atau kajian
2. Untuk pemadanan/penyandingan/pencocokan identitas penduduk
3. Akses data penduduk by system

A. Memanfaatkan Data Agregat (statistik) sebagai sumber kajian penelitan atau kajian

1. Setiap Semester Kemendagri mendistribusikan DKB (Database Konsolidasi Bersih) berisi daftar penduduk by name by address by NIK.
2. DKB tersebut diolah provinsi dan kab/kota menjadi data agregat/dalam angka/statistik.
3. DKB juga sebagai dasar data pembuatan Profil Perkembangan Kependudukan Daerah. Wajib dibuat Dinas Dukcapil Kab/kota/provinsi setiap tahun, dimanfaatkan instansi terkait.

B. Untuk Pemadanan/Penyandingan/Pencocokan Identitas Penduduk

1. Adalah pencocokan data lembaga/OPD/ instansi lain dengan dengan Database SIAK.
2. Metode ini dilakukan karena data penyandingan berjumlah banyak. 
3. Untuk proses penyandingan dengan data yang terdapat pada Perangkat Daerah, dibutuhkan minimal 3 (tiga) elemen data statis, meliputi nama lengkap, tanggal lahir (dd/mm/yyyy) dan nama ibu. 
4. Penyandingan dilakukan agar tidak terjadi adanya data ganda, sehingga data valid bisa dipergunakan untuk segala jenis kegiatan yang berkaitan dengan program pemerintah, seperti contohnya pemberian jaminan layanan kesehatan atau bantuan sosial program pemerintah.
5. Lembaga/OPD/instansi menyerahkan data yang mau dicocokkan. 
6. Output penyandingan berupa data tambahan dari Dukcapil, misal NIK, status kependudukan, alamat, dll. 
7. Lembaga pemohon harus bersurat.

C. Akses Data Penduduk by System

1. Lembaga pengguna bisa melihat biodata penduduk berdasarkan NIK-nya.
2. Digunakan lembaga pengguna untuk percepatan pelayanan publik dan verifikasi/validasi.
3. Prosedur akses ini diatur dalam Permendagri 102/2019 ttg Pemberian Hak Akses dan Pemanfaatan Data Kependudukan
4. Harus dimintakan izin ke Ditjen Dukcapil Kemendagri & diikuti dengan Perjanjian Kerja Sama setelah izin terbit.
5. Diperuntukkan hanya bagi OPD/BUMD/swasta di daerah..
6. Instansi/lembaga/swasta vertikal (punya induk di Pusat) harus bekerja sama dengan Kemendagri, tidak bisa dengan Dukcapil daerah.

BENTUK AKSES DATA BY SISTEM adalah Berbentuk web Portal:

1. Aplikasi akses data kependudukan yg disediakan oleh Ditjen Dukcapil Kemendagri. 
2. Pengguna tinggal mengakses saja asal telah memiliki akun (user password).
3. Dapat diakses melalui jaringan Pemda. 
4. Untuk pengguna di luar pemda, harus menyediakan jaringan private yang terhubung ke jaringan pemda. 
5. Admin instansi pengguna bisa membuatkan akun akses untuk beberapa user.

Duplicate Record Data Perekaman

Penyebab duplicate

1. Penduduk merekam  lebih dari 1x (data SIAK dientri lebih dari 1x karena pindah tdk pakai SKPWNI, pisah KK dll dan tdk ada pengecekan biometric waktu perekaman)
2. Penduduk memakai lensa kontak, terdapat bekas sidik jari pada fingerprint scanner.

Data perekaman Duplicate Record merupakan penyebab data yang tidak berhasil di Konsolidasikan (Konsolidasi digunakan untuk mencocokkan data pemohon ke database nasional) 

Dampak dari Data yang tidak terkonsolidasi seperti berikut:

• NIK tidak ditemukan di lembaga / instansi
• Data NIK di lembaga / instansi tidak sesuai
• Data keluarga di lembaga / instansi tidak sesuai
• Pada lembaga / instansi: BPJS,Perbankan, Kantor Pajak, Selular, Asuransi, Imigrasi, Perguruan Tinggi, DLL

Yang perlu diperhatikan untuk akurasi Data Penduduk adalah :

1. NIK hanya sekali diterbitkan berlaku seumur hidup, jika terjadi perubahan tanggal lahir, jenis kelamin atau pindah wilayah maka NIK tidak berubah.
2. Perekaman KTP -el cukup sekali dilakukan, yidak perlu melakukan perekaman lebih dari sekali
3. Pada saat perekaman KTP-el tidak boleh memakai lensa kontak
4. Pada saat melakukan perekaman KTP-el minta petugas untuk membersihkan alat finger print sebelum digunakan
5. Segera mengurus kepindahan ke Disdukcapil setempatjika telah pindah domisili sehingga posisipenduduk secara de facto dan de jure sama.